2025年1月20日，在上海市举办的教育行业数字化运营效率论坛上，一家在全国拥有20个校区、约3000台教学和管理终端的大型教育培训机构公布了其软件资产优化项目的年度数据。该机构于2024年1月至3月期间，为所有校区的终端部署了桌面管理软件中的软件资产管理与应用使用统计模块。运行12个月后，机构发现其采购的各类商业软件中，有约34%的许可授权处于闲置或严重未充分利用状态，通过卸载未使用软件和回收冗余许可，当年节省了约180万元的软件采购和续费支出，同时软件的实际并发使用率从原来的约51%提升至约82%。

第三方软件资产管理顾问团队通过对桌管软件采集的终端数据进行分析后发现，该教育机构的软件资产存在较为突出的浪费问题。采购记录显示，机构为教学用的专业设计软件和办公套件购买了约800个企业级许可授权，但桌管软件的统计数据显示，在任意一个工作日的高峰时段，同时在线使用这些软件许可的终端从未超过420台。更隐蔽的问题是，一些高昂的行业专用软件被安装在教研人员的笔记本电脑上，但过去半年内从未被启动过，而IT部门依然按年续费。此外，约15%的终端上发现了未经授权的盗版软件或免费但用途不匹配的替代工具，带来了潜在的版权风险和兼容性问题。

桌管软件的软件资产盘点功能可以自动发现每台终端上安装的所有应用程序，包括软件名称、版本号、安装路径、安装时间和最后使用时间。管理员在控制台上建立了软件分类标签体系，将商业付费软件标注为“许可管控类”，将开源免费软件标注为“白名单类”，将游戏和P2P下载工具标注为“黑名单类”。系统每周自动生成软件使用报告，列出过去30天内未被启动过的商业软件许可、并发使用峰值与许可总数的比值、以及每类软件在各部门的分布情况。基于这些数据，IT部门从供应商处收回了约250个闲置许可，并重新分配给有实际需求的校区，同时取消了约60个完全无人使用的软件年度维护合同。此外，桌管软件还帮助机构发现了约40台终端上安装的未授权商业软件，及时进行了卸载或补购，避免了潜在的版权诉讼风险。该教育培训机构的首席信息官表示，桌管软件的软件资产统计功能让IT采购从“拍脑袋估算”变成了“数据驱动决策”，预计未来三年内可累计节省软件相关支出超过500万元。